הנה זה קורה! בין אם מדובר על יום גיבוש וכיף ובין אם מסיבת סוף שנה או מסיבת פורים חגיגית, תסכימו איתנו שהדבר החשוב ביותר באירוע הוא האורחים ומכאן גם חווייתם ואופן הזמנתם. לרוב, ננסח בכמה מילים – איפה, מתי ומה, אולי נבקש ממישהי חמודה מהמשרד לבחור פונט מיוחד, להכניס כמה תמונות צבעוניות ולסגור את הכל בקובץ PDF מפואר (אם במקרה יש לנו מעצבת גרפית משרדית, זכינו). לאחר מכן נשלח מייל לכלל העובדים עם הקובץ המצורף, נקשט בכותרת מפוצצת – וזהו, האירוע יוצא לדרך, כולם יודעים, מוכנים ומתרגשים.
האמנם? אז זהו.. שלא!
מכניסים את העובדים לעניינים
מי שאחראי על הפקת האירועים בחברה יודע שהעבודה מרובה (והזמן קצר). מרגע שהוחלט שיוצאים לדרך ועד האירוע עצמו – הלחץ רק הולך וגובר. אם התהליך נעשה בצורה טובה ויעילה, יש פחות לחץ, לאו דווקא פחות עבודה (כמובן שעבודה מול מפיק אירועים מנוסה מומלצת בחום ואף הכרחית באירועים רבי משתתפים) וחוץ מהאנשים העומלים וכמה עמיתים נוספים, אף אחד לא באמת יודע מה קורה מאחורי הקלעים – אז למה שלא נכניס אותם לעניינים?
מה עובר לעובדים שלכם בראש?
עבור האורחים, אירוע חברה יכול להיות חוויה מדהימה אך גם יכול להיות עול. מחשבות כמו: "למה אני צריך להגיע? זה בזבוז זמן. למה לא נותנים פשוט יום חופשי? אני לא באמת מכיר את החברה" ועוד, עשויים לצוץ עד האירוע. מה עושים? מכניסים אותם לאווירה!
MAKE IT BUZZZ
על מנת להפוך את האירוע לחווייתי ומהנה, ואולי גם בלתי נשכח באמת, רצוי להכניס את האורחים לאווירה כשבועיים שלושה לפני האירוע כך שיחכו לאירוע המדובר ויגיעו ברצון רב, הרי הם גם חלק מהתהליך. אפשר לעשות זאת בדרכים רבות, בעיקר ע"י משחקים מקדימים מפתיעים ומשעשעים.
הנה כמה רעיונות מדליקים:
- כתב חידה שנבנה במיוחד לקראת האירוע המשלב שאלות אודות החברה, הבעלים והעובדים. ניתן לשלב שאלות כלליות (מתי נוסדה החברה?) וגם להגיע לפן האישי, הרכילותי בטעם טוב (מה המנה האהובה על הבוס?). כמובן שכל תשובה מובילה לרמז הבא, עד שמגיעים לאירוע עצמו.
- עיצוב אזורים במשרד בקונספט הנבחר – אם למשל הקונספט הוא "שנות ה-20", אפשר לקשט בצעיפי נוצות ונצנצים. לקונספט "אבודים בחלל", כוכבי לכת גדולים או כוכבים נופלים מהתקרה.. כשמדובר בעיצוב, האפשרויות הן אינסופיות, השאלה כמה תקציב אנו רוצים להשקיע.
- פיזור רמזים ברחבי המשרד ו/או שלטים מרוממים לקראת היום הגדול.
- שליחת אי-מיילים והודעות טקסט מתוזמנים המרמזים על טיב האירוע או מחממים לקראתו.
- הנחת מתנה קטנה ופתק עם סלוגן האירוע על השולחן של כל עובד.
- בקונספטים כמו "פייסטה", "חגיגה דרום אמריקאית", "פול-מון תאילנד ריזורט" וכדומה, הגשת ארוחה מיוחדת בחדר אוכל (במידה ויש).
- בניית אפליקציה מיוחדת שתלווה את העובדים ממש עד הכניסה לאירוע וגם באירוע עצמו (מתאים במיוחד לימי גיבוש וכיף).
- מדבקות של צעדים על הרצפה המובילים ממקום למקום. לרמז הבא, לדברים שאולי כדאי לשים אליהם לב לפני האירוע, אותן מדבקות יכולים ללוות את האורחים גם לאירוע עצמו.
- כניסה של דמויות שטח (שחקנים) למשרד באמצע יום עבודה לחימום האווירה וחלוקת קוקטייל התואם את הקונספט.
ישנם עוד דרכים רבות ליצירת באזז לקראת האירוע, הכל עניין של מציאת קונספט לאירוע, יצירתיות, חשיבה על הפרטים הקטנים ומעט השקעה ☺ לא משנה באיזה אירוע מדובר, תמיד אפשר לעשות באזז, להעיר את העובדים ולהתרגש יחד כולם.
