מופעי פירוטכניקה, הופעה חיה, אמן על חושי או אולי הרצאה מרתקת? כמספר האפשרויות העומדות לרשותנו בתכנון האירוע – כך גם הבלבול. איך עושים סדר? פשוט מאוד – ממקדים!
אחד הדברים המרכזיים שיש לדאוג להם בתכנון ערב גיבוש או אירוע חברה הוא בחירת התכנית האמנותית המתאימה. בחירת התוכן שילווה את הערב זו לא משימה קלה, אנחנו יודעים, אבל החשיבות שלה גדולה כל כך כקובעת את אופי הערב וה"טעם" שיהיה למשתתפים ממנו – שלא יכולנו להשאיר אתכם אובדי עצות, וחיש קל נחלצנו לעזרתכם. הנה כמה פרמטרים שיסייעו לכם לעשות את הבחירה המתאימה ביותר.
1. ניתוח הקהל
נתחו את אופי המשתתפים המתוכננים להגיע לאירוע:
- ממוצע גילאים – האם העובדים צעירים או רק צעירים ברוחם? סביר להניח שאם ממוצע גילאי העובדים הוא 50, נניח, אז אולי מוטב שלא תמהרו לשים בספיד דייל את מספר הטלפון של האמרגן המייצג את כוכבת הפופ העכשווית.
- מגדר – יותר גברים? יותר נשים? רק מזה או רק מזה? נסו להתאים את התוכן בהתאם למגדר המוזמנים (במילים אחרות: אם המשרד שלכם מורכב מ-98% גברים, סדנת סטיילינג או שזירת פרחים, איך לומר בעדינות, תתאים פחות).
- סוג המשתתפים – אירועים שונים נבדלים זה מזה בהיקף המוזמנים. בעוד שאירוע גדול במיוחד יכלול גם את בני ובנות הזוג של העובדים ואולי אפילו את ילדיהם, אירוע אחר יהיה בעל אופי סולידי ואינטימי יותר. בהתאם לכך, נסו להגיע אל המכנה המשותף הגדול ביותר ואם יש ילדים בקהל – העדיפו תכנית אמנותית שתעניין גם אותם (אחרי הכל, אתם לא רוצים להפסיד את הפאנצ' הבא של אדיר מילר).
- אופי החברה – חברת סטארט-אפ צעירה? חברת ביטוח שמרנית? או אולי עובדי הייטק מעונבים? בהתאם לאופי העובדים בחברה (בלי להכליל, מבטיחים) – קבעו מה יהיה התוכן המתאים ביותר.
2. תקציב
מחויבות למסגרת התקציב שנקבעה היא שיקול לא פחות חשוב בבחירת התוכן באירוע. בעוד שלהרצאה, אמן על חושי או מופע פירוטכניקה יהיו עלויות נמוכות יותר (בדרך כלל סדר גודל של כמה אלפי שקלים), להקות מוכרות או זמרים פופולריים יכולים להגיע עד לכמה עשרות אלפי שקלים (35,000-90,000 ש"ח בקירוב, לפני מע"מ).
3. אופי האירוע
האם האירוע מתנהל בעמידה או בישיבה? האם מדובר באירוע מינגלינג קליל או אולי ערב חגיגי סביב שולחנות ערוכים ונאומים חוצבי להבות? בהתאם לאופי האירוע, נסו לחשוב מה יהיה התוכן המתאים ביותר. כך למשל, אם מדובר באירוע מינגלינג, הושבה פרונטלית של כולם סביב הבמה תתאים פחות, ואם האירוע מתקיים סביב שולחנות – פחות יתאים מופע סטנד-אפ.
4. מה העובדים רוצים?
צמרת ההנהלה ומחלקת משאבי האנוש הם ללא ספק גורמים חשובים שכדאי לקחת בחשבון כשמתכננים את התוכן באירוע. יחד עם זאת – עליכם לכוון גם לטעם של העובדים. אחרי הכל, האירוע נערך בעיקר בשבילם. אם אתם מתלבטים בין כמה אמנים ולא יודעים במה לבחור – תמיד תוכלו לערוך סקר מהיר בין העובדים שיסייע לכם להבין להיכן נושבת הרוח. גם תייצרו באז וציפיה לקראת האירוע, גם תתנו לעובדים הרגשה שבאמת אכפת לכם ממה שהם חושבים וגם תוכלו להבטיח אחוזי הצלחה גבוהים יותר לאירוע – שלושה רווחים במחיר אחד! שווה!
5. בחנו אירועים קודמים
אין כמו הפקת לקחים מרעננת כדי להבין מה כדאי לעשות באירוע הבא ועל מה כדאי לוותר. נסו לבחון אירועים קודמים ולהבין מה עבד יותר ומה פחות בהתאם לאופי העובדים, חלוקת התקציב ועוד. כך תוכלו להבטיח לעצמכם שעשיתם את מירב המאמצים שיבטיחו אירוע מוצלח.
אז מה יזכה לנצח על החלק האמנותי של האירוע הבא שלכם? אנחנו מקווים שעזרנו לכם לעשות סדר בראש, ומאחלים לכם אירוע נעים!
