לנער את הטוקסידו – הכנה לאירוע רשמי

מבוא להפקת אירוע רשמי

בארצנו החמימה והקטנה חליפת טוקסידו זה כנראה לא הבגד הראשון שימצא בארון, אך אירועים רשמיים נערכים כאן בשפע.

אספנו עבורכם כמה טיפים, להפקת אירוע ה"בלק טיי" המושלם.

רשימת המוזמנים

הכל מתחיל ונגמר ברשימה הזו, כמו שאירוח של חברת הייטק צעירה לא יתנהל כמו ארוחת ערב רשמית בביקור של נשיא ממדינה אחרת. לכן, לפני שנחליט מהו הקונספט של האירוע, נבין את רשימת המוזמנים.

באירוע של תחום הפיננסים או ההייטק הפורמליות תהיה נמוכה ופרוטוקולי הטקס יהיו נינוחים יותר. כאשר מדובר במשלחות רשמיות ממדינות זרות, כללי הטקס והפרוטוקול יותאמו או למדינה ממנה הגיעו האורחים או למקובל בכללי הפרוטוקול של האורח הבכיר ביותר האירוע.

אז אחרי שהבנו מי האורחים שאנו מזמינים לאירוע שלנו אפשר לעבור לתחום לא פחות חשוב באירוע – האוכל.

ממנות שף ועד פינת הסושי

עולם האירועים הרשמיים מתחלק כמו כל עולמות האירועים לשתי אופציות עיקריות – הגשה לסועדים בישיבה או בופה פתוח. באירועים הרשמיים בארץ לרוב יהיה שילוב של השניים, תלוי בעיקר ברמת הרשמיות של האורחים כפי שצוין למעלה – כאשר האירוע רב מוזמנים, לרוב יתחיל בבופה ויכול להמשיך בהגשה. במקרים של אירוח ראשי מדינות ומשלחות, האירוע יהיה ארוחת ערב רשמית שתחילתה בקוקטיילים עם מתאבנים קלים (ורצוי שהללו יהיו מרשימים כמו שהם קטנים) ולאחר מכן הגשת מנות אל השולחן עד לסיום הערב. כמובן שניתן להחזיר את הקינוחים לעמדה לטובת נטורקיין ובהתאם לתוכן ומטרות המפגש.

כאשר מדובר בארוחת ערב למוזמנים ספורים עד כ-20 איש, מומלץ לוודא את דרישות הדיאטה הספציפית של כל סועד ולהתאים את המנות אליה, הרושם שיותר אחר כך הינו של מארח מתחשב וקייטרינג מסור ומקצועי.

חשוב לציין שגם באירועים ההמוניים, יש לדאוג לפתרונות שווי ערך לנמנעי הגלוטן, הטבעוניים וכל מה שבניהם.

מוזיקה

מכיוון שבאירועים רשמיים אנו עוסקים בעיקר בתוכן ונטורקינג, לא תמצאו כאן את די ג'י "הופה היי" המגניב ולא את להקת "סמבה". באירוע רשמי הדבר החשוב הוא השיחות וה"מינגלינג" לכן מומלץ לבחור במוזיקת רקע נעימה בווליום של בין 30-40 דציבל, הנמוך מעוצמת הקול של הנוכחים. מלבד הדציבלים, חשוב גם שנבחר את ההרכב הנכון – רביעיית כלי מיתר או הרכב ג'אז נעים, די ג'י של לאונג' או פלייליסט מוכן מראש. כמו כן גם ציוד ההגברה חשוב – אם האירוע תחת כיפת השמיים, יתכן שיש צורך במערכת מקצועית ואם הוא במקום סגור רמקולים מוגברים הם די והותר. יש אפשרות שהמוזיקה תנוגן על ידי הרכב חי במהלך חלקים שונים באירוע.

עיצוב

העיצוב באירועים רשמיים יהיה מותאם למקום בו נערך האירוע ולקונספט הנבחר – אם זהו בית פרטי מומלץ כי בעלי האירוע יפגשו עם המעצבת ויקבלו יחדיו את ההחלטות. במעון רשמי של אישיות מדינית בכירה למשל, עלינו לעבוד עם צוות המעון והספקים שעובדים איתם. זה המקום לשים לב לפרטים הקטנים – העיצוב יאפשר להוסיף את הטאץ ליצירת האווירה המתאימה.

כללי הטקס

לכל אירוע יש את האופי שלו וכך גם לאירוע רשמי, אך בהבדל אחד: כללי הטקס. על מנת להפיק אירוע מוצלח יש להתייחס אליו במלוא הרצינות.

עד כאן המבוא, הצטרפו אלינו בהמשך לעוד מידע לאירועי עניבה שחורה בסגנון ארצישראלי!