תהליך הפקת אירוע עסקי כולל בתוכו אינספור פרטים קטנים, גדולים, בינוניים וגם כאלה שאי אפשר להכניס תחת אף הגדרה אבל הם חשובים. מאוד חשובים. כל פרט קטן במנגנון הכולל של האירוע מורכב ממגוון רחב של פרטים שחייבים לתפקד יחד בהרמוניה מושלמת. איך מגיעים לתוצאה הפקתית מעולה? מה כדאי לעשות ומה בשום אופן אסור לשכוח? לפניכם המדריך למפיק הנבוך.
TO DO
- הכל הולך אחר ההגדרה
הצעד הראשון של כל הפקה מוצלחת הוא להבין מהו סוג האירוע. נשמע פשוט? תתפלאו – זה לא תמיד כל כך ברור 🙂
אירועים עסקיים מחולקים לשלושה סוגים: אירועים שמטרתם היא גיבוש או למידה והשתלמות, אירועים שמטרתם היא קידום החברה ויח"צ ואירועים המיועדים (ברובם) לכיף . כל אחד מהאירועים הללו נושא אופי שונה לחלוטין, דורש התנהלות אחרת וגישה ייחודית. אחרי הכל, אם לאירוע עסקי המיועד לקידום מוצר חדש יוזמנו גם ילדי העובדים או לאירוע עסקי המיועד לגיבוש העובדים יוזמן יו"ר הדירקטריון המעונב – איך זה יראה? נחסוך לכם את הצורך בדמיון ונבשר לכם כבר כעת: לא ממש טוב.
לאחר ההגדרה הראשונית של סוג האירוע, אופיו והקהל שיוזמן אליו, נעבור לשלב השני – התקציב.
- תקציב אירוע עסקי – הגדירו תקציב מראש
לא כל אירוע עסקי דורש הפקה גרנדיוזית ומשאבים כספיים עצומים. במהלך השנה יש אירועי שיא הדורשים תשומת לב כספית גדולה יותר, וישנם אירועים אחרים בהם יספיקו מזכרות פשוטות, אמן לא יקר ולוקיישן סביר – אפילו במשרד. הגדרת התקציב היא נגזרת של אופי האירוע וההגדרה שלו. אם מגיעים אורחים מכובדים, אם תדמית החברה חשובה לכם או אם מדובר בערב גיבוש חד שנתי שאתם רוצים שהעובדים שלכם יזכרו עד הנצח (לפחות) – כנראה שתיאלצו להשקיע יותר.
- תהיו יצירתיים
לדעת להאציל סמכויות, לפתור בעיות או לתכנן תקציב מראש זה חשוב בהחלט, אך לא פחות חשוב הוא להיות יצירתיים. פעמים רבות אנחנו כמפיקים מתבקשים ליצור יש מאין, לחשוב על פתרונות יוקרתיים גם כשהתקציב לא מאפשר זאת ובאופן כללי – לא להיות אף פעם בקופסא (ואז ככה לא לצאת ממנה) (הבנתם? זה ממש מצחיק).
NOT TO DO
- אל תזלזלו בארגון האירוע
כל אירוע, בכל סדר גודל, הוא חשוב. מיותר לציין שהוא חשוב עבור המוניטין האישי שלכם, אך הוא חשוב גם ובעיקר לחברה שאתם מעניקים לה שירות. עליכם לתאם באופן מושלם בין כל הגורמים באירוע ולדאוג שהניהול כולו יעשה ללא רבב – אחרי הכל, זוכרים מה אמרנו בתחילת הכתבה? כל הפריטים צריכים לתפקד יחד בהרמוניה מושלמת!
- אל תדחו לרגע האחרון
הפקת אירוע עסקי דורשת מיומנויות גבוהות ויכולות ניהול זמן באופן יעיל ומאורגן. כדי להגיע לנקודת השיא – האירוע עצמו – באופן הטוב ביותר, חשוב לערוך לו"ז מסודר הכולל את ה"תחנות" השונות שההפקה עוברת בדרך: מגיבוש התקציב, חשיבה על קונספט, קבלת הצעות מחיר, סגירה עם ספקים וגביה לאחר האירוע. אם תדחו לרגע האחרון את הארגונים הללו, לא רק שתיצרו עומס מיותר, ייתכן ותפסידו ספקים איכותיים, תיאלצו להתפשר על הצעות מחיר גבוהות מדי או במקרה הפחות נעים – תגיעו לאירוע לא מוכנים.
- אל תעשו הכל לבד
גם אם אתם מפיקים את האירוע באופן עצמאי, חשוב שתדעו להאציל סמכויות ולנהל את אנשי הצוות לפני האירוע, תוך כדי וגם אחריו. לעיתים, מפיקי אירועים המאופינים ב"ראש גדול" ולקיחת אחריות, נוטים לקחת על עצמם יותר מדי אחריות, מה שפוגע בתפוקה שלהם ולא מפנה אותם לעסוק בהפקה ובניהול הכוללים. התפקיד שלכם הוא לנהל בפועל אך גם להסתכל מלמעלה, ברמת המקרו. כדי לעשות זאת כמו שצריך תהיו חייבים ללמוד לשחרר, ולא לעשות הכל לבד.
קדימה, הבריף מחכה לכם! רוצו להפיק!
