10 הדברות לבריף מוצלח

תיבת בריף לאירוע - הקשר הראשוני בין מזמין העבודה למפיק

כדי להבטיח את הצלחתו של האירוע הבא, יש לפחות מערכת יחסים אחת שחייבת לתפקד באופן המיטבי. אז לא, הפעם אנחנו לא מתכוונים לקשר שבין צלחת הבופה האקסלוסיבית לקיבתו של העובד, אלא לאבן דרך המתקיימת הרבה קודם – מערכת היחסים שבין המפיק למזמין העבודה – הלקוח.

הכירו את הבריף
את הקשר הראשוני בין שניהם מעגן מה שנקרא בעגה המקצועית "בריף" – בקשה מסודרת במייל, בה מציין הלקוח את דרישותיו וציפיותיו מהאירוע הממשמש ובא. אז איך כותבים בריף מוצלח? הנה 10 הפרטים שחייבים להיות בו, שיבטיחו תיאום ציפיות מושלם:

1. ציון סוג האירוע
האם מדובר באירוע הרמת כוסית, מסיבת פורים, מסיבת סוף שנה, נאום המנכ"ל החדש בחברה, כנס עסקי, אירוע קידום מכירות או יום כיף וגיבוש לעובדים? כל אירוע מצריך לוגיסטיקה שונה וחשיבה מסוג אחר – לכן זהו הפרט הראשון שצריך להיכתב בבריף.

2. תאריך ושעות הפעילות
האם יש תאריך מסוים בו האירוע חייב להתקיים? האם אתם גמישים בבחירת התאריך? האם יש כמה תאריכים אופציונליים? חודש מסויים? ציינו את הפרטים הללו, וכן שתפו את העדפתכם לגבי שעות הפעילות המתוכננת – בוקר עד הצהרים, יום שלם, ערב ועוד.

כתיבת בריף

3. מיקום
היכן החברה ממוקמת והיכן תרצו לקיים את האירוע? אולי בכלל תהיו מעוניינים בהפקת אירוע מעבר לים? ציינו את האיזור הרצוי בארץ או בעולם, או באופן ממוקד יותר (אם יש בידיכם את המידע הזה) את העיר בה האירוע צפוי להתקיים. 

4. פרטים כלליים אודות המוזמנים
ציינו כמה אורחים צפויים לקחת חלק באירוע, מתוכם כמה נשים וכמה גברים וכן טווח הגילאים שלהם, האם צפויים לנכוח באירוע אורחים רבי דרג ועוד. הפרטים הללו יסייעו למפיק האירוע לתכנן את הקונספט בצורה טובה יותר.

5. עיסוק החברה
כשאתם מציינים במה החברה עוסקת, אתם מעניקים מידע נוסף למפיק האירוע, דרכו הוא יכול ללמוד על אופי העובדים בחברה ולהתאים עבורכם את התכנים באופן ממוקד יותר.

6. תקציב משוער
גם אם החלטתם שתגבשו את התקציב על פי הצעת המחיר שתקבלו, חשוב לתת למפיק סדר גודל משוער של המשאבים העומדים לרשותכם. במידה ואתם מעוניינים לשמור על עמימות או שאינכם יודעים כיצד לתקצב את האירוע, נסו לשתף את המפיק בסוגיה ולקבוע האם מדובר באירוע בו תרצו להשקיע חלק נכבד מהתקציב, האם יש לשמור על מסגרת תקציב סולידית ועוד.

7. אילו אירועים התקיימו בעבר ואיפה
ציינו אילו אירועים דומים התקיימו בעבר בקונספט דומה (למשל: "אירוע הקיץ התקיים בשנה שעברה בבריכה" או: "את הכנס האחרון ערכנו באולם אירועים קטן") כדי להעניק למפיק האירוע את מירב האינפורמציה שתאפשר לו לא לחזור על הצעות דומות, וכן להבין מהו הסגנון שלכם.

כתיבת בריף מוצלח

8. קונספט לאירוע
גם אם עוד לא חשבתם על קונספט לאירוע – זה ממש בסדר, אחרי הכל – זוהי חלק מהסיבה שאתם פונים למפיק אירועים. אם ברור לכם כיצד אתם רוצים שהאירוע יהיה בנוי (למשל: קבלת פנים, נאומים, ארוחת ערב והופעת אורח) – שתפו בזה את המפיק, וציינו האם אתם פתוחים לרעיונות נוספים מצד חברת ההפקה.

9. הגבלות ודגשים מיוחדים
במידה ויש הגבלות מסוימות לאירוע – חשוב מאוד לציין זאת. זה המקום לבדוק האם חלק מהאורחים זקוקים למנות מיוחדות (רמת כשרות / צמחוני / טבעוני / ללא גלוטן ועוד), האם יש תכנים רגישים שכדאי שלא יהיו בתכנית האמנותית, האם יש פרט מסוים באירוע שחשוב לכם באופן מיוחד (למשל: עיצוב, הסעות וכדומה) האם הקהל מורכב מקהל דתי מאוד, או במידה והאירוע מתוכנן ליום שישי – עד מתי תהיו מעוניינים שהוא ימשך, וכן הלאה.

10. תפרטו – אבל לא מדי
את הדיבר העשירי, בשביל הסטייל, שמרנו לסוף: חשוב להבין שתפקידו של הבריף הוא להעניק למפיק את היכולת להבין את הסגנון הכללי שלכם ולערוך תיאום ציפיות. מצד אחד, חשוב מאוד לשתף ולדייק את הרצונות שלכם לגבי האירוע, אך מצד שני – תנו למפיק להפגין את היכולת המקצועית שלו ולכוון אתכם, גם לאחר שהגשתם את הבריף, לנקודות החשובות.

עזרה נוספת תוכלו למצוא במאמר על עשה ואל תעשה בהפקת אירוע עסקי

ככל שהבריף יהיה מפורט ומדויק יותר מבחינת הלקוח – כך ההצעה שיקבל תתאם את ציפיותיו. שיהיה לכם בריף נעים ☺