גם אם תכניית הכנס שלכם קורסת מרשימת מרצים בעלי שם ואתם בטוחים שתכננתם את היום בקפידה – אין בכך ערובה להצלחת הכנס – או במילים אחרות: כדי למנוע פיהוקים והתמתחויות במהלך האירוע, חשוב לדאוג גם לחוויה משמעותית בקרב משתתפי הכנס. איך עושים את זה? דואגים לשלב תוכן אטרקטיבי!
השעות חולפות, העייפות עולה
ככל שהשעות חולפות, כך רמת הריכוז של הנוכחים בכנס יורדת, והעייפות – כמו שעייפות יודעת לעשות טוב כל כך – עולה בהתמדה. במרבית הזמן, משתתפי הכנס נמצאים באולם הרצאות סגור ומקשיבים להרצאות שונות הנאמרות בשצף קצף, ולא בטוח שהן מעניקות ערך מוסף לשומעים או רלוונטיות לקהל היעד, לא בטוח שהמרצים אכן אטרקטיביים כפי שנראה לנו, ובסופו של דבר, אנחנו מוצאים את עצמנו מגרדים בפדחת ותוהים מה עשינו לא נכון – הרי השקענו בתוכן איכותי, מדוע הנוכחים לא נהנו? כאן נכנס לתמונה התוכן האטרקטיבי, והוא הולך להיות מסמר הערב בכנס שלכם.
המשוואה: לו"ז + עניין = כנס מצוין
שאלת מליון הדולר שלנו לפני כל כנס או הפקה היא: אז איך יוצרים עניין? מהו התבלין הסודי שנרקח אל תבשיל האירוע ויוצר אירוע מוצלח בסופו הנוכחים מבקשים את המתכון? הנה חמישה טיפים שיסייעו לכם לפצח את המשוואה.
- אל תתאהבו ברעיון של עצמכם
לכל אחד מאיתנו יש את הטעם האישי שלו ואת הסגנון שלו. גם אם נכחתם בהרצאה מעולה – לא בטוח שהיא תתאים למשתתפים או לקונספט האירוע המתוכנן. לשם כך עומדים לרשותכם חברות המחזיקות ברשותן מאגרי מרצים בתחומים מגוונים, שישמחו לסייע לכם בתכנון הקונספט הרלוונטי – גם אם הוא לא בדיוק קולע לטעמכם האישי – ייתכן והוא מתאים מאוד לקונספט האירוע.
- בחרו את הנואמים בקפידה
את הנואמים הראשיים בכנס יש לבחור בקפידה. שאלו את עצמכם כמה אחוזים מהמוזמנים מכירים את הנואם, האם הוא קשור לנושאי הכנס, האם הוא מועיל למסר שאתם מעוניינים להעביר והאם סגנון ההרצאה שלו מתאים לקהל היעד. למשל, אם מדובר באמן בידור המאופיין בלשון מושחזת, ייתכן מאוד שהכריזמה וההומור שלו יגרמו לנוכחים לשמור על רמת ריכוז גבוהה, אך מצד שני – יש אפשרות שהסגנון האישי שלו לא יתאם את קהל היעד ולא יעמוד ברף הפוליטקלי קורקט הראוי.
- שמרו על מבנה קצר וקולע
חשוב לשאוף למבנה כנס ענייני, חד וקולע. שלבו הרצאות קצרות וקולחות, דאגו שסדר הופעת המרצים יהיה הגיוני ומעל הכל – עבדו מול לוח זמנים מדויק.
- בדקו את המרצה בעצמכם
כדי להבין האם המרצה מתאים, אל תשכחו לבקש המלצות רלוונטיות מכנסים בסגנון דומה, ויתרה מכך – אל תהססו לצפות במרצה בהרצאה. כך תוכלו לוודא שהנוכחות שלו, האופן שבו הוא מרצה והתוכן יתאמו את קהל היעד הרלוונטי.
- הקצו זמן ריאלי לכל הרצאה
אם לפני עשור היינו מסוגלים לשבת כמו ילדים טובים ומחונכים ולהאזין להרצאה בת שעה ויותר, הרי שהיום ניתן למצוא יותר ויותר מרצים המגיעים מחו"ל להרצאה של 20 דקות בלבד. זמן ההרצאות התקצר, הריכוז שלנו נעשה ארוך פחות והמשמעות המיידית היא שאתם חייבים להתאים את המרצים לכך. דאגו להגביל את המרצים מראש, התייעצו עמם אודות זמן ההרצאה הריאלי המינימלי ובדקו בכמה זמן הם מסוגלים להעביר את המסר שלשמו הוזמנו.
שיווק ותקשור של הכנס
כשאתם מעצבים את ההזמנה לכנס ומשבצים את התכנים השונים בה, נסו להדגיש את התכנים ה"סקסים" יותר ולתת מקום של כבוד למרצה המוכר, לאמן המכובד או לאטרקציה המרכזית של הכנס – זוהי דרך מצוינת למשוך את הקהל ולמקסם את כמות המשתתפים באירוע.
ואחרי הרצינות – מקלילים
לעיתים, לאחר ישיבה ממושכת באולם הכנסים, מארגנים רבים מחליטים לסיים את הכנס או האירוע בחילוץ עצמות הכרחי ולעשות את זה בשיא הקלילות. זו ההזדמנות שלכם לשבור את השגרה, ויש מגוון דרכים לעשות זאת – לדאוג למסיבת ריקודים עם כיבוד קל, להזמין DJ שיקפיץ את האווירה או להזמין סטנדאפיסט התואם את ערכי הארגון ואת קהל היעד.
כנס מוצלח תלוי בגורמים רבים, אך השחקן הראשי שלו הוא ללא ספק התוכן. השקיעו בו, נהלו אותו נכון – ותתכוננו לקצור תשבחות