מה הופך כנס לאטרקטיבי?

הטיפים שיהפכו כל אירוע משעמם לבונבונירה

סיכום מקצועי של רבעון בחברה? קדימה, מארגנים כנס! מוצר חדש עומד להיחשף? עוד כנס!  השתלמות תקופתית או יום עיון? הופה, כנס נוסף! לא משנה לרגל מה ההתכנסות, לעתים קרובות המכנה המשותף לה יהיה זהה: השעמום. אך האם זה חייב להיות כך?

מה הופך כנס לחוויה?

שוב ושוב האורחים יושבים באולם גדול ומקשיבים לדוברים משתנים, שוב מצגת מפוצצת מוקרנת, חומרים מודפסים מחולקים והבופה בצהריים נראה בדיוק אותו הדבר – אך האם זה חייב להיות כך? מה הופך שיווק כנס לאטרקטיבי ואיך הופכים כנס רציני ומעמיק לחווייתי עבור המשתתפים? הנה כמה מרכיבים מנצחים שיהפכו כל אירוע משמים – לבונבוניירה מלאת חוויה.

הקונספט

שיווק כנס מוצלח מתחיל כבר במעטפת הרעיונות – בקונספט. לא משנה עד כמה רציני הכנס שלכם, אינפורמטיבי או טכני, לעיתים כל ההבדל בין שעמום מוחץ לבין כנס בלתי נשכח טמון בתכנון מוקפד של קונספט. אך זה לא נגמר כאן. לאחר שמגדירים את נושא הכנס ואת תכניו, הגיע הזמן לעטוף את כל ה"עסק" הזה במעטפה אחידה, ממותגת ובשפה ייחודית לכנס. השפה הגרפית של הכנס, הנראות, השם, הצבעים וכל החלקים הויזואליים שלו חייבים לעבור דרך פילטר של יצירתיות. חשבו מחוץ לקופסא והעניקו למשתתפים חוויה עוצמתית יותר ולא פחות חשוב – יעילה ורותמת.

המקום

האורחים שלכם נכחו בלא מעט כנסים במהלך הקריירה שלהם, ולרוב המקום בו הכנס התקיים נראה די דומה – חלל מכובד, בימת נואמים, כיסאות סדורים ומראה של אולם כנסים סטנדרטי. מאחר והמקום בו הכנס מתארח קובע חלק נכבד מהטון הכללי שלו ומאחר ואנחנו עוסקים כאן ביצירתיות ובחשיבה מחוץ לקופסא – נסו לחשוב על מקום אחר, שונה, כזה שלאו דווקא מתקשר עם מקום בו נערכים בדרך כלל כנסים. חשבו כמה מדליק יהיה לערוך את הכנס המחלקתי הבא ביקב יינות מעוצב. לא רק שהמקום עצמו יהיה יפהפה מלכתחילה, גם תוכלו להזמין את כל העובדים לסשן טעימות ביקב כשהכנס יסתיים!

העיצוב

האווירה שאתם רוצים לייצר בכנס מוכתבת מכמה פרמטרים, המיידי שבהם הוא העיצוב. המיתוג של הכנס, הנכחת הלוגו במקומות שונים, חידוד מסרי הכנס בחלקים שונים של החלל, דקורציה נעימה במתחמי המזון, במה מכובדת וממותגת וסידורי פרחים – כל אלה מעשירים את הכנס ותורמים לחוויה של הנוכחים ממנו.

ההנחיה

כמה פעמים יצא לכם להגיע לכנס, להתרשם עמוקות מהדוברים בו – אך לגחך בכל פעם שמנחה הכנס עלה לבמה? רוב הכנסים מצריכים מנחה שתפקידו להציג את המשתתפים, לנהל את הפאנל ולכוון את האורחים במשעולי הלו"ז. פעמים רבות, מארגני הכנס טורחים על הרפרטואר שבו אך לא משקיעים בהנחיה, או בוחרים מנחה שלא תואם את ערכי החברה ואת "קצב" הכנס. אם אתם רוצים שהכנס שאתם מארגנים יהיה בלתי נשכח ומהנה עבור הנוכחים בו, שקלו לשבץ בו הנחיה מעניינת. אדם בעל כריזמה, סוחף, מעניין ובעל חוש הומור, שיתבל את קטעי ההנחיה בעניין אינטיליגנטי וזורם.

המזכרת שבסוף

כדי לתת לכל משתתף בכנס טעם טוב ולחתום את החוויה סופית – מומלץ להעניק שי קטן למשתתפים בכנס. מספיק גימיק קטן ומדליק שעושה את העבודה, כזה שמתחבר למסרים של הכנס ולמעטפת הרעיונית שיצקנו לתוכו. לא רק שזה יגרום לאורחים להעריך אתכם יותר ויעמיק את מסרי הכנס, אלא שאם מדובר בפריט שימושי – אתם זוכים בעבודת שיווק מעולה!