אירוע במשרד או באולם? זאת השאלה!

מתי קיום אירוע במשרדי החברה הופך להיות לגיטימי ומתי עדיף אולם אירועים

הרמת כוסית, מסיבת פורים, אירוע השקה או יום גיבוש – החיים במשרד מזמנים לנו לא מעט אירועים חברתיים – ואירועים, כידוע, דורשים לוקיישן! אם אתם שוקלים לערוך אירוע במשרד ותוהים האם הדבר אפשרי, אנחנו כאן כדי לעשות לכם סדר.

5 פרמטרים לקיום אירוע במשרד

  1. סוג האירוע

כדי להבין האם האירוע מתאים לעריכה במשרד, אנחנו צריכים לחשוב על האווירה שאנו רוצים ליצור בהתאם לסוג האירוע המתוכנן. כנס רשמי או מסיבה קלילה דורשים לוגיסטיקה והיערכות שונה, ויוצרים, בהתאם, אווירה שונה. כך למשל, אירוע רשמי ידרוש מאיתנו לשכור ציוד ותפאורה כגון מסכי לד, במה מוגבהת או וילונות שחורים, ולעומתו, לארגון מסיבת עובדים נשקיע בתפאורה שתייצר אווירה קלילה אך מושקעת. דמיינו את מסיבת הפורים הבאה שלכם במשרד המעוצב כולו בקונספט של מועדון ריקודים – תאורה צבעונית, מסכי לד עליהם מוקרנים סרטוני סטופ מושן מדליקים ובר משקאות אקסקלוסיבי – בקיצור, דמיינו את כל מה שהוא ההיפך ממשרד – במשרד!

  1. כמות המשתתפים

שאלו את עצמכם האם אירוע במשרד מסוגל להכיל את כמות האנשים המוזמנים. אם המשרד קטן וכמות האורחים גדולה, ניתן לערוך בחלל הגדול את האירוע עצמו (נאום, ברכות או שיחה חשובה) ולהקרין את המתרחש בחללים נוספים במשרד. לחילופין, ניתן לפצל את חלקיו השונים של האירוע בין חללי המשרד (למשל: נאום פתיחה בלובי, פיצול לקבוצות במשרדים עצמם ובופה מפנק בחדר האוכל).

לעומת זאת, אם המשרד מרווח ודורש רק התאמה מבחינת אווירה וארגון המרחב מחדש – לכו על זה! חשבו על הפיכת חדר האוכל המרכזי במשרד לאולם נשפים מפואר או על הפיכת חדר הכנסים למקום בו מתקיימות סדנאות חוויתיות – נראה מי יוכל לזהות את המקום עם התפאורה החדשה…

  1. תקציב

רוצים לארגן אירוע מכובד, אך לא לחרוג מהתקציב השנתי? עריכת אירוע במשרד היא דרך נהדרת לעשות זאת. הלוקיישן עומד לרשותנו ואנחנו חוסכים את ההוצאות על המקום, וכעת נדרשת רק התאמה לוגיסטית לפי סוג האירוע. זוהי הזדמנות להשקיע בכיבוד מפנק, ואם יש אפשרות להשתמש בציוד המקצועי שיש במשרד כמו רמקולים, מסכים או עזרים נוספים – הרווחנו פעמיים!

  1. מטרת האירוע

מטרת האירוע היא שיקול נוסף בבחירת הלוקיישן המתאים. אם מדובר בהשקה של משרד חדש או אם אחד מבכירי החברה מגיע לביקור מחו"ל וחשוב לנו שיראה את התפקוד היומיומי של החברה – אין ספק כי קיום אירוע במשרד, תוך התאמה מקסימלית לאופי האירוע, תהיה רעיון מוצלח יותר. יחד עם זאת, אם אתם מתכננים יום כיף או אירוע גיבוש – ההמלצה שלנו היא להתרחק מהמשרד כמה שיותר, אל עבר מחוזות פסטורליים יותר ☺

  1. כוח אדם

כשאנו מארגנים אירוע במשרד ומתכננים את התקציב לקראתו, יש לקחת בחשבון גם את הפן הלוגיסטי הנלווה לאירוע. שלא כמו באולם אירועים בו אנשי הצוות הם חלק מהחבילה, ארגון אירוע במשרד מצריך שכירת אנשי ניקיון, הסעדה, מנהל אירוע, אנשי תאורה מקצועיים והשגת אישורי בטיחות אם צריך. אחרי הכל, אף עובד לא ירצה להגיע למשרד ביום שלמחרת ולגלות שהשולחן שלו מעוטר בשאריות הסושי של אתמול…

שימוש במשרד כאולם אירועים מצריך השקעה כדי להפוך אותו ממקום המזוהה בעיקר עם המילים "ניין טו פייב" (או בתרגום קליל, תשע עד חמש) לחלל המתאים לקיום אירוע. יחד עם זאת, ארגון אירוע משרדי מוצלח יגרום לעובדים לקשר טוב יותר עם מקום העבודה שלהם, ויצור עבורם זכרונות טובים ממנו.