התקציב הוגדר, הקונספט שויף, תכנית האירוע נבנתה בקפידה ואפילו השגתם דוברים בחינם (חלק א' מחכה לכם ממש כאן) – כעת הגיע הזמן לחלק השני של המסע בעקבות רעיונות לאירועים בתקציב מינימלי (אך מלא חן) – חדדו את העטים ואת המחשבה, אנחנו ממשיכים!
- מצאו שותפים
ספקי השירות באירוע יכולים להיות החברים הכי טובים שלכם, ועשויים להתעניין באירוע שלכם לא פחות ממה שאתם רוצים להביא אותם אליו (הבנתם? יצא לנו מסורבל… 🙂 ). כדי ליצור שותפויות באירוע, כל שעליכם לעשות הוא ליצור קשר עם חברות שיהיו מעוניינות להציג את מרכולתן בעלות מופחתת או בתמורה למכירות שיעשו במהלך האירוע. אתם תרוויחו ספק והם ירוויחו פרסום באירוע רלוונטי. אפשרות נוספת (שבוודאי תעזור לקארמה העסקית שלכם לזהור) היא להציע לסטודנטים מוכשרים בתחומים הרלוונטיים לאירוע שלכם להעשיר את הניסיון שלהם בתמורה למתן שירות באירוע – עיצוב המקום, תיקלוט, קייטרינג ועוד.
- אתרו נותני חסות
מיתוג מוצר או שירות עולה לחברה המפרסמת כסף. והרבה ממנו. לכן, נותני חסות עשויים להרוויח לא פחות מכם מכך שיתמכו באופן כספי או חומרי באירוע שלכם. עם זאת, חשוב שתבררו היטב את הגופים אליהם אתם פונים ותחשבו אילו ארגונים יכולים להרוויח ממתן חסות לאירוע המתוכנן. אם הכנס שלכם, לדוגמא, מיועד לקרדיולוגים, סיכוי טוב מאוד שחברה המספקת עזרים רפואיים בתחום הקרדיולוגיה תשמח לקחת חלק באירוע ולקדם את המותג שלה – בתמורה לחסות כספית לאירוע.
- שיווק חינמי – בכל הכוח
מסע שיווק אינטרנטי הוא ללא ספק עסק הדורש משאבים מקצועיים וכספיים לא מועטים. עם זאת, ישנן מספר דרכים לעקוף את המנגנון המתוחכם וליצור פלטפורמה וירטואלית לאירוע שלכם ללא תשלום. כדי לעשות זאת, עליכם לספק תוכן רלוונטי, מעניין ותואם את קהל היעד המתוכנן לאירוע. פרסמו במדיה החברתית, פנו לעורכי תוכן במגזינים רלוונטיים והציעו להם לפרסם את דבר הכנס אצלם ומצאו שותפי מדיה חדים וכריזמטיים שישמחו לדבר על האירוע שלכם.
- הקימו אתר אינטרנט חינמי
האירוע המתוכנן צריך ליצור "באזז" ברשת, וכדי שהוא יעשה זאת כמו שצריך – הוא זקוק לבית וירטואלי משלו. במקום להיקלע לעלויות גבוהות ולתשלומים לא מבוטלים על דומיין משלכם, תוכלו לפתוח אתר אינטרנט חינמי לחלוטין בו תוכלו ליצור תוכן מותאם אישית לאירוע שלכם. וורדפרס או WIX הם שני ממשקים מצוינים לכך.
- מוכרים כרטיסים לאירוע? בחרו תוכנה חכמה
מערכת אמינה לניהול והנפקת כרטיסים לאירוע עשויה להיות כל ההבדל בין רווח – לבין הפסד. כדי להבטיח שתיהנו מהיתרונות הרבים שיש לתוכנה להציע, בחרו את המסלול המתאים לכם ביותר, הגמיש ביותר וכזה שלא מקושר עם צד שלישי, ככל שניתן. בררו מהו תהליך התשלום על התוכנה וודאו שהוא לא מתעכב עקב נהלי ביצוע עסקה שלא ידעתם עליהם מראש.
יש לכם אמביציה, אתם רוצים להצליח ואתם רוצים שהאירוע שלכם יהיה וואו (לא פחות!) – אל תתנו לתקציב לעמוד ביניכם לבין החלום!
