It’s all about location

כיצד תבחרו מקום לאירוע הבא שלכם?

לא משנה אם אתם מתכננים אירוע חברה אינטימי או כנס רב משתתפים – נקודת הפתיחה הראשונה צריכה להיות בחירת המקום. מקום האירוע הוא אחד מהמפתחות העיקריים להצלחת האירוע, והוא אחראי על פתיחת לא מעט דלתות הקובעות את גורלו. רגע לפני שאתם הולכים לאיבוד בין שלל המקומות המוצעים לכם מעל לדפי האינטרנט, הנה חמישה פרמטרים שיסייעו לכם לבחור את המקום המתאים ביותר – בהתאם לאירוע המתוכנן.

1. מספר המשתתפים (או: הגודל כן קובע)
אבות האומה של מתכנני האירועים לימדו אותנו שלא נעים להצטופף במסעדה קטנה, כמו שלא נעים ללכת לאיבוד באולם כנסים גדול. לכן, הפרמטר הראשון שיקבע את החלל בו נערוך את האירוע יהיה מספר האנשים. ראשית, ערכו רשימת מוזמנים מסודרת. לאחר שתגבשו את הכמות הסופית, הורידו 10%-20% ולפי החישוב הזה, תקבלו את כמות האורחים המשוערת שתגיע לאירוע. כך תוכלו לבחור את הגודל המושלם לאירוע המושלם.

2. אופי האירוע (או: לשבת או לקחת?)
לצד בחירת מיקום האירוע, יש לתכנן במקביל ובקווים כלליים את אופיו של האירוע. האם הוא יכלול אמן אורח? האם הוא ידרוש הקמת במה? האם יהיו בו הרצאות? סדנאות? האם יש צורך במתחם קבלת פנים נפרד מאזור הישיבה? האם הישיבה תהיה סביב שולחנות או שמדובר באירוע קוקטייל? בסופן של כל השאלות הללו יחכה לא מעט מהצלחת הערב – לכן השקיעו בתשובות המתאימות לפי אופיו של האירוע.

3. קרבה, תחבורה וחניה (או: השילוש הקדוש)
מעבר לבחירת החלל עצמו, יש חשיבות מכרעת למיקום הגאוגרפי בו תבחרו לערוך את האירוע. העדיפו מקום שיהיה נוח להגעה עבור כ- 70% מהמוזמנים וזכרו כי הקרבה ונוחות ההגעה משפיעים לאין ערוך על אחוזי ההגעה לאירוע. אל תנסו למצוא מקום שיענה על הדרישות של כלל המוזמנים כיוון שזה יהיה בלתי אפשרי (תמיד יהיו יוצאים מן הכלל שיגיעו מקיבוצים או אזורים מרוחקים יותר – אבל זה בסדר, הם רגילים לנסיעות ארוכות, ואתם רק צריכים לדאוג שישתלם להם להגיע ).

בנוסף, וודאו כי המקום הנבחר מצויד בהסדרי חניה נוחים וחינמיים (חניונים פתוחים / תשלום מראש על ידי מארגני הכנס) ובמקביל, בדקו מהן דרכי ההגעה הציבוריות לאירוע – באוטובוסים, מוניות או מוניות שירות עבור מי שלא ממונע או מעדיף ליהנות מכוס יין ולא מנהיגה בודדה בסוף הערב…

4. שירות, איכות ותחזוקה (או: הדברים שעושים את ההבדל)
הסיבה המרכזית לעריכת אירועי חברה היא להראות לעובדים שלנו שאכפת לנו מהם. אנחנו שוברים שגרה, מייצרים תחושת שייכות לארגון ומסייעים לעובדים להתגבש. כדי לגרום לערב להיות מוצלח במיוחד, הדברים הקטנים (לכאורה!) הם לא פחות חשובים. בסופו של יום, אירוע חברה מוצלח הוא אחד מכרטיסי הביקור הטובים ביותר של החברה, ודרכו אנחנו יכולים "להשוויץ" בארגון לחברים, קולגות, משפחה ומכרים, ולמתג אותו דרך השגרירים הטובים ביותר שלו – העובדים. לכן חשוב לשים לב לאיכות של נותני השירות, למקצועיות של הספקים שאתם בוחרים לאירוע וכן לתנאי התחזוקה השוטפים של המקומות הרלוונטיים.

אל תסתפקו בתמונות, והעדיפו תמיד לבקר במקומות הפוטנציאלים לקיום האירוע ולבדוק – האם השירותים מוזנחים? האם החלל מחולק כראוי? האם המקום נקי ומתוקתק? אל תתביישו לברר מי חברת הניקיון, האבטחה והתפעול של המקום – אחרי הכל, אירוע מוצלח נשען על היצירתיות שלכם, אך לא פחות חשוב מכך – גם על איכות הספקים שבעל המקום עובד מולם באופן קבוע.

5. המלצות (או: כל מה שהתמונות לא מספרות לכם)
אל תהססו לחרוש את אדמת האינטרנט ולחפש בה המלצות, חוות דעת וביקורות על המקום הפוטנציאלי. בקשו המלצות מבעלי האירוע ובדקו בעיקר את ההמלצות הפחות מחמיאות. כמאמר הביטוי: "אם שלושה אנשים אומרים לך שאתה שיכור – זה סימן שאתה צריך ללכת לישון" – אם מצאתם יותר מחמש ביקורות לא מחמיאות למקום – אל תחשבו פעמיים ותעברו למקום הבא. בנוסף, הגיעו למקום לראות אירוע (רצוי מהסוג שלכם) ובחנו את התפעול השוטף שלו, את הסינרגיה בין אנשי הצוות ואת זרימת האירוע כולו.

ועכשיו, לאחר שברור לכם מהם הדברים שכדאי לבדוק לפני שבוחרים מקום לאירוע הבא – זה הזמן להפציץ עם התוכן האמנותי!