אתם רוצים לארגן אירוע לקוחות, כנס או כל אירוע עסקי אחר. יש לכם רעיונות מטריפים, תכנים מעולים ולוקיישן בלתי נשכח בראש – אך כשאתם מנסים לתרגם את כל אלו לכדי תקציב מגובש, אתם מגלים שכיסי התקציב דלים במזומנים. מצד אחד, אתם לא רוצים להתפשר על פחות מהטוב ביותר, אך מצד שני אתם יודעים שאין לכם אפשרות כלכלית לממש את הרעיונות שחשבתם עליהם. האמנם? הנה הדרך להפיק אירוע עסקי במקסימום קלאס ובמינימום הוצאות.
רעיונות לאירועים בתקציב מינימלי – החלק הראשון של המסע שלנו יוצא לדרך!
- רעיון וקונספט
השלב הראשון בכל אירוע הוא מחשבה מעמיקה על הקונספט שילווה אותו. מה אנחנו רוצים "לומר" באירוע? מהם המסרים שאנו מעוניינים שיתקבלו? באיזה אופן אנו מעוניינים להעביר אותם? ברגע שיהיה לכם ברור מהו רעיון האירוע ומה הקונספט שילווה את הרעיון שלכם – יהיה לכם ברור כיצד "עוגת התקציב" צריכה להתחלק, והיכן כדאי להשקיע את מרבית המשאבים. בנוסף, הדבר יאפשר לכם לאתר את השותפים ונותני החסות הנכונים עבורכם – ולחסוך בהמשך.
- זהו את הקהל שלכם
זיהוי הקהל המתאים ביותר לאירוע הוא אחד המרכיבים החשובים בהפקה. ראשית, אם תחשפו את האירוע לקהל הרלוונטי ביותר תעלו את סיכויי ההגעה של אורחים אליו – ובהתאם לכך גם את ההכנסות ממנו, ושנית, הקהל שלכם הוא המפתח למציאת שותפים ונותני חסות נכונים, לכן חשוב לטרגט אותו באופן מדויק. איך עושים זאת? חושבים האם האירוע מיועד לנישה מסוימת, לבעלי עסקים ממגזר מסוים או ליחידים, מנסים להעריך מהו סוג הקהל שיגיעו בהתחשב במחיר ההשתתפות וכן לוקחים בחשבון את המיקום והשעה בה מתקיים האירוע. בהתאם לפרמטרים הללו, נוכל לדייק את אופי הקהל ולעניין את השותפים הפוטנצאלים שלנו באירוע המתוכנן.
- תכננו את סדר היום בקפידה
הרעיון מושלם, הקונספט מסודר והקהל היעד הוגדר בהצלחה. כעת הגיע זמן להיכנס לעובי הקורה ולתכנן את מבנה האירוע. כדי שתוכלו לעמוד בתקציב העומד לרשותכם ולא לחרוג ממנו, חשוב לתכנן את סדר היום בקפידה – ולחסוך עלויות היכן שרק ניתן. כך לדוגמא, אם אירוע המתחיל בשעה מסוימת כולל גם ארוחה המתוכננת רק כמה שעות לאחר מכן, ייתכן ותוכלו להזמין את שירותי הקייטרינג לשעה מאוחרת יותר ולחסוך בעלויות המתנה. אם יש כמה דוברים המתוכננים להגיע מאותה עיר בארץ – ייתכן ותרצו לשקול הזמנת הסעה משותפת לשניהם (במידה והדבר אפשרי, כמובן) ולצוות אותם בסדר עוקב בתוכניה. לאחר שתבנו את הלו"ז המשוער ותבינו מה הוא דורש מכם ברמה הלוגיסטית, יהיה לכם ברור יותר להבין היכן ניתן להפחית עלויות.
- אתרו את הלוקיישן המתאים
סוג האירוע המתוכנן מכתיב את הלוקיישן המתאים ביותר עבורו – כנס יתאים למרכז קונגרסים, סדנאות יתאימו למקום בעל כמה חללים סגורים ואילו ערב חברה, באופן עקרוני, יכול להתקיים גם בחוף הים. לאחר שתמפו את הצרכים שלכם (הנגזרים מסוג האירוע והקונספט הייחודי לו), תוכלו לחשוב כיצד לצמצם עלויות גם בגזרת הלוקיישן. לא מעט חברות בוחרות לפנות למקומות להם יש אינטרס משותף עמם המבוסס על ערכים או אידיאלים דומים, מטרות עסקיות משתלבות או פשוט כאלה שישמחו להוזיל עבורם את המחיר כדי ליצור מערכת יחסים עסקית עתידית משתלמת לשני הצדדים. אם תצליחו לאתר מקום כזה – הרווחתם, מכל הכיוונים!
- הזמינו דוברים ללא תשלום
נשמע כמו חלום? אם עקבתם אחר ארבעת הטיפים שלעיל ויישמתם אותם – אין סיבה שלא תצליחו לאתר דוברים אטרקטיביים, לגמרי בחינם! כדי לעשות זאת, חשוב שהדובר הפוטנציאלי יבין שעומדת בפניו תכנית עם תוכן מעניין, רלוונטי ומושקע. חשוב שהוא יבין שעומד לפניו גוף עם אמביציה והשראה וכדאי מאוד שגם הדובר ישיג תמורה להופעתו – חיזוק המותג שהוא מוביל, הזדמנות לפרסום חינמי ועוד.
עקבתם? יישמתם? קדימה, אתם בשלים לעבור לחלק השני של המסע שלנו בעקבות רעיונות לאירועים בתקציב מינימלי!
